Nước uống văn phòng chia sẻ cần được quản lý khác với nước uống tại một công ty thông thường.
Một coworking space có thể phục vụ nhiều doanh nghiệp, người làm việc tự do và khách thuê phòng họp. Số người có mặt thay đổi theo ngày.
Vì vậy, đơn vị vận hành cần dự báo lượng nước dựa trên tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi, lịch đặt phòng và lượng tiêu thụ thực tế.
Biển Vàng cung cấp nước bình 19–20L và nước chai theo thùng tại Hà Nội.
Khách hàng có thể lựa chọn La Vie, Miru, Aquafina, Dasani, TH true WATER và nhiều thương hiệu khác.
Biển Vàng hỗ trợ giao định kỳ, đơn bổ sung và hóa đơn VAT theo yêu cầu.
Hotline/Zalo: 0912 134 284 – 0336 422 798.
nước uống văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ nên sử dụng những loại nước nào?
Coworking space thường có nhiều khu vực sử dụng nước.
Mỗi khu vực có mục đích khác nhau nên không nhất thiết phải sử dụng cùng một sản phẩm.
Nước bình cho khu vực pantry
Pantry là nơi nhân viên và khách thuê văn phòng có thể lấy nước trong ngày.
Bình 19–20L là lựa chọn đáng cân nhắc nếu đơn vị đã có cây nóng lạnh hoặc thiết bị tương thích.
Khách hàng có thể tham khảo La Vie, Miru và các dòng nước bình khác.
Nếu chưa có cây nước, đơn vị vận hành có thể cân nhắc bình có vòi phù hợp.
nước uống văn phòng chia sẻ
Nước chai cho phòng họp
Phòng họp thường phục vụ nhiều nhóm khách khác nhau.
Nước chai 350ml hoặc 500ml thuận tiện khi cần chuẩn bị nước riêng cho từng người.
Các thương hiệu có thể lựa chọn gồm Aquafina, Dasani, La Vie và TH true WATER.
Người quản lý nên thống nhất dung tích theo thời gian họp và chính sách phục vụ.
Nước cho khu vực lễ tân
Lễ tân có thể cần nước chai nhỏ để tiếp khách hoặc phục vụ người đến tham quan văn phòng.
Nếu lượng khách không ổn định, nên theo dõi số chai sử dụng thay vì đặt một lượng cố định quá lớn.
Cách tính nước uống theo số chỗ ngồi thực tế
Đây là điểm khác biệt quan trọng giữa coworking space và văn phòng truyền thống.
Một coworking có 30 chỗ ngồi không có nghĩa ngày nào cũng có 30 người sử dụng.
Để dự báo lượng nước, người quản lý nên tính theo số lượt chỗ ngồi được sử dụng trong ngày.
Ví dụ coworking có 30 chỗ ngồi
Giả sử cơ sở có:
- 30 chỗ ngồi.
- Tỷ lệ sử dụng trung bình 70%.
- 22 ngày hoạt động trong tháng.
- Bốn nhân viên vận hành.
Số lượt chỗ ngồi được sử dụng:
30 × 70% × 22 = 462 lượt chỗ-ngày.
Giả sử lượng nước lấy từ pantry trung bình là 0,8L cho mỗi lượt chỗ-ngày.
Lượng nước dự kiến:
462 × 0,8 = 369,6L.
Bốn nhân viên sử dụng trung bình 0,5L/người/ngày từ nguồn nước này.
Lượng nước dành cho nhân viên:
4 × 22 × 0,5 = 44L.
Tổng lượng nước dự kiến:
369,6 + 44 = 413,6L.
Nếu cộng thêm 10% dự phòng:
413,6 × 110% = 454,96L.
Với bình 19L:
454,96 ÷ 19 ≈ 24 bình.
Như vậy, coworking trong ví dụ có thể dự kiến khoảng 24 bình nước 19L mỗi tháng.
Đây là phép tính lập kế hoạch mua hàng. Các mức 0,8L và 0,5L chỉ là giả định về lượng nước lấy từ pantry, không phải khuyến nghị về nhu cầu uống nước của mỗi người.
Cơ sở cần điều chỉnh theo lượng tiêu thụ thực tế.
Tính nước chai cho phòng họp thế nào?
Không nên gộp toàn bộ nước chai phòng họp vào lượng nước bình dùng tại pantry.
Hai nhóm này có cách sử dụng khác nhau.
Giả sử coworking có 12 cuộc họp mỗi tháng.
Mỗi cuộc họp có trung bình tám người.
Nếu chuẩn bị một chai cho mỗi người:
12 × 8 = 96 chai.
Với quy cách 24 chai/thùng:
96 ÷ 24 = 4 thùng.
Đơn vị vận hành có thể dự kiến bốn thùng nước chai cho các cuộc họp.
Nếu phát sinh hội thảo hoặc workshop, cần tính thêm số lượng riêng.
Coworking nên quản lý nước theo từng khu vực
Một vấn đề thường gặp là không phân biệt được nước sử dụng chung và nước phục vụ khách thuê phòng riêng.
Người quản lý có thể lập bảng theo dõi đơn giản.
| Khu vực | Loại nước | Cách theo dõi |
|---|---|---|
| Pantry chung | Bình 19–20L | Số bình sử dụng |
| Phòng họp | Chai 350–500ml | Số chai theo lịch đặt phòng |
| Lễ tân | Nước chai nhỏ | Số chai đã phục vụ |
| Văn phòng riêng | Theo thỏa thuận | Số lượng bàn giao |
| Workshop | Nước chai theo thùng | Số người tham dự |
Cách quản lý này giúp xác định khu vực nào đang sử dụng nhiều nước.
Nếu nước uống đã nằm trong phí thuê văn phòng, đơn vị vận hành có thể tính vào chi phí chung.
Nếu khách thuê đặt thêm nước ngoài gói dịch vụ, cần ghi nhận riêng theo thỏa thuận.
Nên đặt nước theo tuần hay theo tháng?
Coworking space có thể thay đổi lượng khách khá nhanh.
Vì vậy, không nên cố định số bình nước trong thời gian dài mà không kiểm tra tồn kho.
Giao nước theo tuần
Đây là phương án phù hợp khi lượng sử dụng tương đối ổn định.
Ví dụ, cơ sở có thể bắt đầu với lịch giao vào đầu tuần.
Sau đó theo dõi lượng nước còn lại trước khi đặt bổ sung.
Giao nước theo tháng
Phương án này có thể phù hợp với cơ sở có kho bảo quản và lượng tiêu thụ ổn định.
Tuy nhiên, cần cân nhắc diện tích lưu trữ.
Không nên tập kết quá nhiều bình nước tại khu vực có lối đi hẹp hoặc gần thiết bị điện.
Kết hợp giao định kỳ và đơn bổ sung
Đây là phương án linh hoạt cho coworking.
Đơn vị vận hành có thể đăng ký lượng nước cơ bản.
Khi có hội thảo hoặc lượng khách tăng, chỉ cần gửi yêu cầu bổ sung.
Biển Vàng sẽ kiểm tra tình trạng hàng và tuyến giao trước khi xác nhận.
Văn phòng chia sẻ có nên sử dụng nhiều thương hiệu nước?
Có thể.
Một coworking không nhất thiết phải sử dụng cùng thương hiệu cho mọi khu vực.
Ví dụ, nước bình La Vie hoặc Miru có thể được lựa chọn cho pantry.
Trong khi đó, Aquafina hoặc Dasani chai nhỏ được chuẩn bị cho phòng họp.
Đơn vị có phân khúc khách hàng cao cấp cũng có thể cân nhắc những sản phẩm khác phù hợp với ngân sách.
Biển Vàng phân phối nhiều thương hiệu nên khách hàng có thể đặt nhiều quy cách từ cùng một đầu mối.
Điều này giúp bộ phận vận hành thuận tiện khi tổng hợp đơn hàng.
Quản lý vỏ bình tại coworking thế nào?
Với nước bình luân chuyển, cần theo dõi số vỏ đang sử dụng.
Đặc biệt, coworking có nhiều tầng hoặc nhiều khu vực pantry nên ghi nhận số bình theo từng vị trí.
Mỗi lần giao nhận, cần kiểm tra số bình mới, số vỏ thu hồi và số vỏ còn lại.
Nếu đổi thương hiệu, đơn vị vận hành nên thông báo trước.
Không phải vỏ của mọi thương hiệu đều được đổi ngang.
Khách chưa có vỏ phù hợp cần xác nhận khoản đặt cọc theo chính sách sản phẩm.
Coworking nhiều cơ sở có thể đặt nước thế nào?
Một đơn vị vận hành có thể quản lý nhiều coworking tại Hà Nội.
Mỗi địa điểm có tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi khác nhau.
Vì vậy, không nên áp dụng cùng một số lượng nước cho tất cả cơ sở.
Người quản lý nên tổng hợp nhu cầu riêng của từng địa điểm.
Ví dụ, cơ sở tại Mỹ Đình có thể cần nhiều nước bình hơn, trong khi cơ sở khác có lịch thuê phòng họp dày đặc.
Biển Vàng hỗ trợ kiểm tra tuyến giao cho từng địa chỉ.
Với khách hàng sử dụng thường xuyên, hai bên có thể thống nhất phương án cung cấp lâu dài.
Đơn vị vận hành có thể tham khảo thêm hợp đồng cung cấp nước cho doanh nghiệp để chuẩn bị điều kiện giao nhận, sản phẩm và chứng từ.
Có xuất hóa đơn VAT cho văn phòng chia sẻ không?
Có.
Biển Vàng hỗ trợ hóa đơn VAT theo yêu cầu.
Khách hàng nên cung cấp thông tin xuất hóa đơn ngay khi thiết lập đơn hàng.
Với đơn vị có nhiều cơ sở, cần thống nhất cách đối chiếu số lượng giao tại từng địa điểm.
Thông tin nên bao gồm ngày giao, thương hiệu, số lượng, địa chỉ và người nhận.
Điều này giúp bộ phận kế toán theo dõi chi phí thuận tiện hơn.
Giao nước văn phòng chia sẻ tại Hà Nội
Biển Vàng có kho vận hành tại:
123 ngõ 6 Sa Đôi, Đại Mỗ, Hà Nội.
Vị trí này thuận tiện tổ chức các tuyến phía Tây thành phố.
Những khu vực khách hàng có thể liên hệ kiểm tra gồm Mỹ Đình, Mễ Trì, Đại Mỗ, Tây Mỗ, Phú Đô, Trung Văn và các khu vực lân cận.
Các coworking tại Cầu Giấy, Thanh Xuân, Hà Đông và địa bàn khác cũng có thể gửi yêu cầu.
Khả năng giao hàng được xác nhận theo địa chỉ, số lượng và tuyến thực tế.
Giờ phục vụ của Biển Vàng
Khách doanh nghiệp: 07h00–17h30.
Khách gia đình: 07h00–20h00.
Chủ nhật: vẫn phục vụ.
Coworking có lịch hoạt động buổi tối hoặc cuối tuần nên thống nhất thời gian nhận nước trước.
Giờ phục vụ không đồng nghĩa mọi đơn hàng đều được giao ngay theo yêu cầu.
Vì sao coworking nên chọn Biển Vàng?
Biển Vàng có gần 20 năm kinh nghiệm phân phối nước uống tại Hà Nội.
Khách hàng có thể lựa chọn nhiều thương hiệu và dung tích từ cùng một nhà cung cấp.
Biển Vàng hỗ trợ nước bình cho pantry, nước chai cho phòng họp và đơn hàng số lượng lớn.
Đơn vị vận hành cũng có thể đăng ký giao định kỳ, đặt bổ sung và yêu cầu hóa đơn VAT.
Với coworking có nhiều cơ sở, Biển Vàng sẽ kiểm tra phương án giao theo từng địa điểm.
Nhận báo giá nước uống văn phòng chia sẻ
Để nhận báo giá, đơn vị vận hành hãy gửi:
Tên coworking + địa chỉ + số chỗ ngồi + tỷ lệ sử dụng dự kiến + số phòng họp + loại nước + số lượng + lịch giao + yêu cầu VAT.
Nếu chưa xác định được lượng nước cần mua, khách có thể gửi số chỗ ngồi và số ngày hoạt động.
Biển Vàng sẽ tư vấn phương án đặt hàng ban đầu.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ BIỂN VÀNG
Kho vận hành: 123 ngõ 6 Sa Đôi, Đại Mỗ, Hà Nội.
Hotline/Zalo: 0912 134 284 – 0336 422 798
Hotline hỗ trợ: 0915 069 015 – 0969 437 638
Điện thoại: 024 3557 3996
NHẬN BÁO GIÁ NƯỚC CHO COWORKING – GIAO THEO LỊCH, HỖ TRỢ VAT
Câu hỏi thường gặp về nước uống văn phòng chia sẻ
Coworking nên dùng nước bình hay nước chai?
Có thể kết hợp. Nước bình phù hợp với pantry, còn nước chai thuận tiện cho phòng họp và tiếp khách.
Coworking 30 chỗ ngồi cần bao nhiêu bình nước?
Cần tính theo tỷ lệ sử dụng thực tế. Trong ví dụ 30 chỗ, công suất 70% và 22 ngày hoạt động, lượng dự kiến là khoảng 24 bình 19L mỗi tháng, với các giả định tiêu thụ đã nêu.
nước uống văn phòng chia sẻ
Có thể đặt nhiều thương hiệu trong một đơn không?
Có. Biển Vàng cung cấp nhiều thương hiệu nước bình và nước chai.
nước uống văn phòng chia sẻ
Có giao nước định kỳ không?
Có. Lịch giao được thống nhất theo lượng sử dụng và khả năng phục vụ thực tế.
nước uống văn phòng chia sẻ
Coworking có nhiều cơ sở được xuất VAT không?
Có. Biển Vàng hỗ trợ hóa đơn VAT theo yêu cầu. Khách nên thống nhất thông tin giao nhận và chứng từ cho từng địa điểm.
nước uống văn phòng chia sẻ
Có giao nước vào Chủ nhật không?
Có. Biển Vàng phục vụ cả Chủ nhật. Khách cần xác nhận thời gian giao cụ thể.
nước uống văn phòng chia sẻ
